Tips Sukses Memulai Virtual Meeting

innovation published over a year ago




Layanan video conference belakangan makin banyak diadopsi sebagai solusi untuk meeting. Pasalnya, rapat virtual dinilai jauh lebih efektif dan lebih murah jika dibandingkan memaksakan diri untuk menggelar pertemuan di tengah kota yang macet seperti Jakarta.

Bisa dibayangkan jika para peserta rapatnya tidak berasal dari kota yang sama. Tentu butuh upaya, tenaga, dan biaya lebih untuk menggelar pertemuan secara fisik agar bisa berdiskusi tatap muka dalam satu ruangan. Belum lagi kalau jaraknya jauh.

Daripada repot-repot, lebih baik kita adopsi saja alternatif lain yang belakangan mulai jadi tren: virtual meeting. Sudah banyak teknologi yang bisa mengakomodir virtual meeting ini dengan beragam pilihan biaya. Tinggal disesuaikan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan kita.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membahas soal pilihan teknologi dan aspek teknis lainnya, ada baiknya kita bicarakan lebih dulu prinsip-prinsip apa yang sebaiknya kita pegang dalam mendesain sesi virtual meeting, yang boleh jadi berlangsung bukan hanya sekali.

Lantaran peserta virtual meeting berada di tempat yang berbeda-beda, komunikasi menghadapi tantangan yang lebih besar dibandingkan dengan rapat tatap-muka di dalam satu ruangan. Pemimpin rapat harus menjaga agar virtual meeting berlangsung interaktif, tidak didominasi oleh satu-dua orang.

Berkomunikasi di dalam virtual meeting juga dihadapkan pada keterbatasan dalam memahami apa yang disampaikan peserta lain, misalnya mimik muka, gestur tubuh, ataupun intonasi yang mungkin terganggu oleh kualitas koneksi telepon/internet. Upayakan setiap peserta rapat fokus dan terlibat di dalam pembicaraan seolah-olah sedang rapat tatap muka.

Namun sebelum itu, kita juga perlu mengirimkan agenda rapat dari jauh-jauh hari agar peserta yang hadir dalam kondisi siap dengan materi atau dokumen yang diperlukan. Ketidakjelasan agenda, atau adanya agenda mendadak, membikin virtual meeting tidak efektif.

Jarak yang jauh dan waktu yang lebih terbatas dibanding rapat tatap-muka harus dimanfaatkan betul agar efektif, tapi di sisi lain jangan tergesa-gesa mengambil keputusan yang sangat penting bila tidak amat mendesak. Virtual meeting dapat didahului dengan pembicaraan pendahuluan person-to-person melalui telepon, email, chatting, sehingga ketika virtual meeting dilangsungkan, pembicaraan sudah relatif matang untuk diambil keputusan.

Langkah yang tidak kalah penting apabila virtual meeting pertama berjalan sukses ialah menjaga momentum. Keberhasilan penyelenggaraan virtual meeting akan melahirkan kepercayaan peserta terhadap efektivitas pertemuan semacam ini. Momentum ini harus dijaga agar pertemuan berikutnya berjalan lancar karena peserta antusias mengikuti walaupun tidak bertatap muka.

Mengirim bahan lebih awal sebelum virtual meeting digelar akan memudahkan tiap-tiap peserta untuk mempelajari materi dan ketika rapat berlangsung mereka bisa terlibat aktif. Masing-masing peserta telah memegang materi rujukan.

Berikutnya, kita akan lihat bagaimana persiapan Virtual Meeting dari sisi teknologinya.

sumber:

http://inet.detik.com/read/2014/09/15/141126/2690547/319/video-conference-solusi-meeting-daripada-kena-macet
http://indonesiana.tempo.co/read/13662/2014/04/17/Menggelar-Virtual-Meeting
http://indonesiana.tempo.co/read/13812/2014/04/21/desibelku.1/menggelar-virtual-meeting-2




Tags :
WRITE COMMENT
Name* :

E-mail* :

Website :

Comment :





BLOG CATEGORIES
FEATURES

Corporate Info features
2016-06-03

Corporate Info features
2016-06-02

Corporate Info features
2016-06-01

Corporate Info features
2016-05-31

Corporate Info features
2016-05-30

ARCHIVES